Auto Call là giải pháp công nghệ phổ biến, được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Mặc dù vẫn tồn tại một số ý kiến trái chiều liên quan đến trải nghiệm khách hàng, nhưng không thể phủ nhận những lợi ích mà giải pháp mang lại, đặc biệt về mặt hiệu suất và chi phí.
Sự phát triển của AI đã mang đến những cải tiến, khắc phục nhiều nhược điểm trước đây, nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả trong quá trình triển khai. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa tiềm năng của giải pháp này, doanh nghiệp cần có chiến lược sử dụng phù hợp.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp góc nhìn tổng quan và giải đáp những thắc mắc thường gặp, giúp doanh nghiệp có quyết định sáng suốt khi áp dụng vào hoạt động kinh doanh.
Contents
Auto Call là gì?
Auto Call là giải pháp công nghệ gọi tự động hàng loạt theo danh sách khách hàng có sẵn. Hệ thống có thể thực hiện hàng nghìn cuộc gọi mỗi ngày mà không cần đến nhân viên trực tiếp thao tác. Auto Call giúp doanh nghiệp gửi đi thông điệp nhanh, chính xác. Các nghiệp vụ thường ứng dụng auto call bao gồm: xác nhận đơn hàng, nhắc hạn thanh toán, hoặc khảo sát hài lòng qua cuộc gọi.
Những lợi ích của giải pháp Auto Call
1. Gia tăng hiệu suất chiến dịch vượt trội
Trung bình một tổng đài viên có thể thực hiện được 50 – 200 cuộc gọi/ngày (1) , hệ thống Auto Call với công nghệ quay số tự động có thể xử lý đến 1.000 cuộc gọi đồng thời. Nếu tính theo thời gian làm việc một ngày của tổng đài viên, hệ thống có thể đạt tới 8.000 cuộc gọi/ngày, giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng mà không bị giới hạn bởi nguồn nhân lực.
Không chỉ tăng năng suất, giải pháp còn đảm bảo sự liên tục và nhất quán, hoạt động 24/7 mà không bị ảnh hưởng bởi yếu tố cảm xúc hay thời gian nghỉ giữa ca làm việc. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì tương tác khách hàng ổn định, giảm đáng kể thời gian chờ đợi và tối ưu tỷ lệ phản hồi của khách hàng.
2. Cắt giảm đến 70-80% chi phí vận hành
Thay vì duy trì một đội ngũ hàng trăm tổng đài viên cho một khối lượng công việc, doanh nghiệp chỉ cần một giải pháp Auto Call cùng một đội ngũ nhỏ để giám sát và điều phối. Nhờ đó, chi phí nhân sự được tối ưu đến 70-80%, giảm áp lực về tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên. Khoản ngân sách tiết kiệm được có thể tái đầu tư vào các hoạt động chiến lược như nâng cao chất lượng dịch vụ, phát triển sản phẩm, hoặc đẩy mạnh marketing, giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững mà không phải đánh đổi hiệu suất.
* Bài toán so sánh chi phí & hiệu suất (dựa trên số liệu thực tế)
| Tiêu chí | TỔNG ĐÀI VIÊN | AUTO CALL | ĐƠN VỊ |
| Số lượng cuộc gọi cần thực hiện | 8,000 | cuộc / ngày | |
| Năng suất trung bình | 200 | 8,000 | cuộc / ngày |
| Số lượng TĐV | 40 | <=5 | nhân sự |
| Mức lương trung bình | 8,000,000 đ | 8,000,000 đ | tháng |
| Chi phí | 320,000,000 | 133,500,000 đ | tháng |
| Chi phí nhân sự | Chi phí nhân sự + Chi phí hệ thống Auto call | ||
| Chi phí khác | |||
| Chi phí viễn thông | ✅ | ✅ | |
| Thuê phần mềm tổng đài | ✅ | ❌ | |
| Trang thiết bị (Máy tính, tai nghe) | ✅ | ❌ | |
| CSVC, không gian làm việc | ✅ | ❌ | |
* Số liệu dựa trên báo cáo thị trường tuyển dụng telesale ngành bảo hiểm (Báo Lao đồng, Jobsgo)
Chỉ xét về chi phí nhân sự, Auto call đã giúp tiết kiệm đến 60% chi phí
3. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Auto Call truyền tải thông tin nhanh chóng giúp khách hàng tiếp cận thông tin ngay lập tức mà không phải chờ đợi lâu như khi liên hệ với tổng đài. Auto call khi được tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và công nghệ nhận diện giọng nói, sẽ như “hổ mọc thêm cánh”, mang đến trải nghiệm giao tiếp tự nhiên hơn thay cho các đoạn hội thoại máy móc. Ngoài ra, Auto Call còn dễ dàng cá nhân hóa nội dung cuộc gọi theo dữ liệu khách hàng đảm bảo thông tin được chính xác.
Ví dụ: Một cuộc gọi nhắc hạn thanh toán, kịch bản gọi cần được cá nhân hoá thông tin về: Họ tên khách hàng, Số tiền thanh toán, thời gian thanh toán, Mã hợp đồng… Một hệ thống Auto call hiện đại có thể giúp doanh nghiệp lựa chọn trường thông tin tuỳ theo loại kịch bản, nghiệp vụ. Như vậy, chỉ vài thao tác tải lên tệp gọi, việc cá nhân hoá thông tin sẽ rất dễ dàng & nhanh chóng.
Xem thêm: Auto call thu hồi nợ
4. Dễ dàng mở rộng quy mô
Auto Call giúp doanh nghiệp xử lý lượng lớn khách hàng mà không cần mở rộng quy mô nhân sự hay cơ sở vật chất. Thông thường, khi mở rộng thị trường, doanh nghiệp sẽ đối mặt với việc tuyển dụng nhân sự mới, xây dựng cơ sở vật chất và các chi phí khác bị phát sinh trong quá trình đó. Tuy nhiên, với Auto Call, doanh nghiệp có thể giảm bớt những gánh nặng này. Dù doanh nghiệp có 100 hay 10.000 khách hàng, hệ thống vẫn hoạt động ổn định, đảm bảo không bị quá tải. Khi mở rộng thị trường hoặc triển khai các chiến dịch telesale hay chăm sóc khách hàng ở quy mô lớn, số lượng cuộc gọi có thể tăng lên nhanh chóng, dễ dàng mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
Trên đây là những lợi ích mà giải pháp Auto call mang lại cho doanh nghiệp.
Một giải pháp dù tốt nhưng nếu ứng dụng sai cách thì hiệu quả mang lại cũng không đáng kể, thậm chí còn tạo ra “tác dụng ngược”
Dưới đây là những tư vấn & lời khuyên ứng dụng hữu ích mà doanh nghiệp có thể sử dụng.
Khi nào nên sử dụng Auto call?
- Thu hồi nợ: Auto Call có thể tự động nhắc nhở khách hàng về khoản vay cần thanh toán, hóa đơn tín dụng, phí dịch vụ, gia hạn gói đăng ký… Điều này giúp giảm thiểu tình trạng trễ hạn, nâng cao tính chủ động trong việc thu hồi nợ, và cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp. Hệ thống có thể tự động gọi ra nhắc hạn trước ngày thanh toán hoặc sau khi quá hạn.
- Xác nhận đơn hàng tự động: Auto call gọi ra để xác nhận lại thông tin đơn hàng đã đặt như sản phẩm, địa chỉ giao hàng, và phương thức thanh toán,… Theo đó, Auto call giúp giảm thiểu sai sót trong việc xử lý đơn hàng.
- Khảo sát ý kiến khách hàng: Auto Call là công cụ hữu hiệu để thực hiện chiến dịch khảo sát tự động sau mua. Hệ thống sẽ tự động gọi điện theo kịch bản câu hỏi khảo sát và ghi nhận các phản hồi từ khách hàng. Đây là cách tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu chính xác về mức độ hài lòng của khách hàng.
- Tiếp thị qua điện thoại – Telesale: Auto Call có thể thực hiện các chiến dịch telesale đến hàng nghìn khách hàng trong thời gian ngắn. Kịch bản cuộc gọi linh hoạt như: giới thiệu sản phẩm mới, thông báo các chương trình khuyến mãi, hoặc mời khách hàng tham gia các sự kiện đặc biệt. Hệ thống này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự, tăng hiệu quả tiếp thị và giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện chiến dịch.
Quy trình triển khai
Triển khai Auto Call không quá phức tạp, nhưng cần có chiến lược phù hợp để đạt hiệu quả tối ưu.
Quy trình gồm các bước sau:
- Chọn giải pháp phù hợp
Lựa chọn các nhà cung cấp giải pháp phần mềm Auto Call có các tính năng đáp ứng nhu cầu thực tế. Các tính năng cần thiết bao gồm khả năng tùy chỉnh kịch bản, cá nhân hoá trường thông tin, công nghệ nhận diện giọng nói, AI hiểu ngôn ngữ tự nhiên, đa dạng chất giọng,… - Xây dựng kịch bản cuộc gọi
Xác định vai trò, nhiệm vụ & kết quả đầu ra của Auto call. Dựa trên kịch bản cuộc gọi thực tế, xây dưng kịch bản auto call sao cho đáp ứng được mục tiêu nghiệp vụ. Các hệ thống auto call có tính năng thiết kế luồng hội thoại với từng nhóm khách hàng sẽ mang đến các cuộc hội thoại tự nhiên hơn. - Tích hợp với hệ thống dữ liệu khách hàng
Kết nối Auto Call với cơ sở dữ liệu khách hàng để cá nhân hóa nội dung cuộc gọi, giúp thông tin truyền tải chính xác, đúng đối tượng và tăng tỷ lệ phản hồi tích cực.
Cấu hình và kiểm thử hệ thống
Trước khi triển khai trên quy mô lớn, cần kiểm tra các thiết lập để đảm bảo cuộc gọi diễn ra mượt mà, đúng kịch bản và không có lỗi kỹ thuật ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. - Giám sát và tối ưu hóa
Theo dõi dữ liệu cuộc gọi, phân tích hiệu suất và điều chỉnh kịch bản khi cần thiết để nâng cao chất lượng tương tác và tối ưu hiệu quả chiến dịch.
Ứng dụng Auto Call trong các ngành nghề
Auto call tài chính – ngân hàng
Auto Call giúp ngân hàng, tổ chức tài chính nhắc hạn thanh toán, xác nhận giao dịch, hoặc cung cấp thông tin sản phẩm mới đến khách hàng.
Ngành bán lẻ và thương mại điện tử
Các doanh nghiệp có thể sử dụng Auto Call để xác nhận đơn hàng, thông báo giao hàng, hoặc mời khách hàng tham gia chương trình khuyến mãi.
Ngành chăm sóc sức khỏe
Bệnh viện, phòng khám có thể dùng Auto Call để nhắc lịch hẹn khám, cập nhật thông tin y tế đến bệnh nhân.
Ngành giáo dục
Trường học, trung tâm đào tạo có thể dùng Auto Call để thông báo lịch học, kết quả thi, hay nhắc đóng học phí.
Auto Call đang trở thành một trong những giải pháp không thể thiếu cho doanh nghiệp hiện đại, giúp tối ưu vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tiết kiệm chi phí đáng kể. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp Auto Call phù hợp, hãy tham khảo bảng giá dịch vụ Auto Call để có quyết định đúng đắn.
