Gia nhập ngành chuyển đổi số, “tự động hóa” đóng một vai trò rất quan trọng để doanh nghiệp “không bị bỏ lại phía sau”. Hãy cùng EM&AI tìm hiểu về những lợi ích trong việc ứng dụng tự động hóa tổng đài giúp giảm tải khối lượng công việc của nhân viên.
Contents
Tự động hóa tổng đài là gì và lợi ích mang lại:
Tự động hóa tổng đài là quá trình điều khiển các cuộc gọi đến cho khách hàng được thiết lập sẵn trên các công cụ, hạn chế tối đa sự tham gia của con người. Việc thay thế cho các phương pháp tìm kiếm hoặc chăm sóc khách hàng thông thường, giải pháp công nghệ giúp hỗ trợ tốc độ xử lý thông tin dữ liệu nhanh chóng và chính xác nhất.
- Tối ưu chi phí
- Tiết kiệm thời gian
Quy trình tự động hóa tổng đài:
Nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng khi tương tác với doanh nghiệp, tiến trình tự động hóa tổng đài trực tiếp đến khách hàng tiềm năng:
Cập nhập dữ liệu:
Mỗi doanh nghiệp sẽ có danh sách dữ liệu riêng chứa những thông tin quan trọng như tên, tuổi, giới tính và nhu cầu, hành vi để tư vấn cho khách hàng các sản phẩm và dịch vụ. Do đó, việc cập nhập dữ liệu là bước khởi đầu để quá trình tự động hóa diễn ra suôn sẻ.
Xây dựng kịch bản:
Kịch bản cuộc gọi đến cho khách hàng sẽ được thiêt lập tùy theo mô phỏng nội dung trong đặc thù ngành của doanh nghiệp. Chẳng hạn, doanh nghiệp tài chính thường sẽ có nhu cầu tư vấn các gói tài chính, các chính sách riêng về lãi suất, kì hạn thanh toán đến khách hàng. Hoặc các trung tâm tiếng anh sẽ cần chuẩn bị những nội dung liên quan đến chương trình, lộ trình học, học phí và cam kết đầu ra để đưa ra những tư vấn thích hợp với điều kiện của khách hàng.
Huấn luyện Bot:
Chỉ số AI Confident là một trong những yếu tố cốt lõi để đo lường mức độ thông minh của Bot, khi doanh nghiệp huấn luyện kĩ càng và xây dựng đa dạng những trường thông tin tư vấn cho khách hàng sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý tự động cho một cuộc gọi. Khi đó, các hành động tư vấn tự động sẽ tương thích những câu trả lời đã được dạy từ trước cũng như đưa ra những phản hồi phù hợp với nhu cầu của khách hàng tiềm năng.
Thiết lập cuộc gọi:
Tùy chỉnh theo thời gian gọi và khách hàng được chỉ định, chỉ với một số thao tác cơ bản bạn sẽ cài đặt chế độ call outbound tự động. Tính năng này được tích hợp sẵn, được sử dụng bất kì khi nào để giúp nhân viên xử lý những công việc khác mang tính chất phức tạp hơn.
Báo cáo tự động:
Chế độ báo cáo sẽ được cập nhập khi cuộc gọi được hoàn thành, căn cứ vào những thông tin được tích hợp từ tính năng STT chuyển đổi tốc độ giọng nói thành văn bản. Hỗ trợ doanh nghiệp xử lý thông tin quan trọng và tìm ra được chân dung khách hàng lý tưởng để lên kế hoạch triển khai chiến lược tiếp cận khách hàng một cách hợp lý.
Giải pháp tự động hóa tổng đài bằng công nghệ AI:
EM&AI là công ty dẫn đầu về nghiên cứu ngôn ngữ tự nhiên, tạo điều kiện ứng dụng những công nghệ đổi mới sáng tạo. Hơn nữa, việc tích hợp công nghệ AI được cải tiến quá trình tự động hóa tổng đài giúp doanh nghiệp tiếp cận hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn khách hàng tiềm năng nhưng mang lại hiệu quả vượt trội.
- Thực hiện 1000 cuộc gọi/ 10 phút
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên, nhận diện theo ngữ cảnh
- Phản hồi thông tin dựa trên cảm xúc của khách hàng
- Tiết kiệm 90% thời gian triển khai, tăng gấp 10 lần năng suất
Tự động hóa là một bước phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đồng thời mang lại hiệu suất cao. Việc ứng dụng quy trình này sẽ tùy theo đặc thù ngành và sản phẩm/ dịch vụ và giá trị mà doanh nghiệp cung cấp đến khách hàng. Hi vọng bài viết trên từ EM&AI sẽ giúp hiểu rõ về những lợi ích và cách áp dụng tự động hóa tổng đài vào doanh nghiệp của bạn.
